ZeMag - Région Centre-Val de Loire - 2 : Mai 2020

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article4-partie2.png Fabrice Picardi, Directeur des Achats et des services juridiques.

 Chronologie d'un achat

> 23 mars : décision de la part du Président d'acheter des EPI

> 24 mars : recensement des besoins auprès des partenaires

> Lundi 23 et 24 mars : sourcing

> Mardi 24 mars : formalisation de l'acte d'engagement et ajustements des modalités.

> Mercredi 25 mars : paiement du prestataire sélectionné

> Vendredi 27 mars :
- livraison du matériel à l'aéroport de Shanghai et chargement de l'avion
- fermeture par la Russie de son espace aérien
- appareils réquisitionnés par les Etats
- déchargement de l'avion
- recherche d'un plan B

> Week-end du 28-29 mars : prise d'une option de vol de Zhengzhou vers Frankfurt - chargement du camion et départ du camion vers Zhengzhou

> 1er avril : arrivée à Zhengzhou et recherche d'un vol

> 3 avril : Chargement de l'avion

> samedi 4 avril : la Chine s'arrête pour honorer comme chaque année la mémoire des morts (Qing ming)

> 4 avril au soir :
- décollage de l'avion
- arrivée à Frankfurt 5 avril matin
- commande et chargement de 3 camions DHL vers Roissy
- un des camions tombe en panne
- arrivée du lot 1 à Roissy Charles de Gaulle

> 6-7 avril : dédouanement

> 8 avril :
- réception, vérification et départ des camions pour Orléans
- 10h30 : réception au siège, reconditionnement par les agents
- 13h : récupération des lots par les partenaires

Destinataires des équipements de protection

- Conseils départementaux : Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire et Loir-et-Cher.

- EPCI : Tours Métropole, Châteauroux Métropole, Agglopolys (Communauté d’agglomération de Blois), Chartres Agglo, Communautés de Communes du Perche et du Giennois).

- Municipalités : Montargis, Châlette-sur-Loing et Issoudun.

=> Usagers prioritaires : soignants des EHPAD, intervenants des services à domicile, médecins et soignants de médecine de ville.

- Lycées de la Région : notamment pour les techniciens intervenant en maintenance ou en informatique.

Retour En avant

Péripéties d'un achat inédit

Comment la Région Centre Val-de-Loire est-elle devenue l'une des premières de France à être livrée en précieux masques et autres équipements de protection individuelles (EPI). Fabrice Picardi, Directeur des Achats et des services juridiques, raconte une épopée qu'il n'est pas prêt d'oublier.

Mars 2020. La pandémie se répand dans l'hexagone et les Français sont cruellement sous-équipés en matériels de protection. L'Etat tente de pallier le déficit car il lui appartient d’équiper le personnel soignant du Centre Val-de-Loire en masques, charlottes, sur blouses, etc.

La Région sur le pont des besoins locaux

Pourtant, très vite, le besoin s’est avéré supérieur à la capacité d’approvisionnement de l’Etat pour les soignants alors que d’autres professionnels nécessitaient d’être dotés : les agents de la Région qui continuent notamment à intervenir dans les lycées mais aussi les structures d’aides à domicile, la médecine de ville, les pompiers, etc.

La Région Centre Val de Loire a donc décidé de voir comment elle pouvait renforcer les stocks de masques, pour les redistribuer.

Une première piste est travaillée lors du premier week end de la crise, avec l’ensemble des Régions de France. Mais le dimanche soir, force est de constater que la piste d’approvisionnement n’est pas suffisamment fiable.

Chaque Région décide alors de chercher de son côté des fournisseurs sérieux. Avec une difficulté : il y a peu de fabrication de masques en France et les quelques masques disponibles sur le marché français sont réservés par l’Etat pour les besoins des hôpitaux. Il a donc fallu explorer d'autres pistes. Très vite, seule celle de la Chine s’est avérée possible : un marché complexe et très sollicité par tous les pays du monde… Il s'agit d'une compétence inhabituelle pour la collectivité qui a tout de suite informé ses partenaires pour leur proposer un achat massifié.

Chronologie d'un achat

La Direction des Achats fut ensuite missionnée pour obtenir en urgence les précieux EPI.

L'histoire pouvait commencer...

« Cauchemar d'acheteur »

« Nous sommes descendus dans une jungle, raconte Fabrice Picardi. Acheter des produits très techniques, que tout le monde veut au même moment, dans un contexte de pénurie mondiale, sans aucune garantie, contre un simple virement bancaire est un cauchemar d'acheteur. »

Fabrice s'est donc lancé dans un sourcing1 compliqué : à l'échelle internationale, sans aucun outil tels des bases de données professionnelle et depuis son domicile.

« De plus, nous n'avons ni expérience ni réseau en équipements médicaux. Avec des normes et des certifications complexes et différentes selon les pays, générant beaucoup d'incertitudes quant à la fiabilité et la qualité de la marchandise . Le tout dans un contexte de demande exponentielle avec des Américains qui à ce moment entraient dans la danse. Résultat : un chaos général, des règles de transport abolies, des pratiques commerciales douteuses (escroqueries). Bref, nous manquions de de temps, d'expérience, de fournisseurs, de connaissance produit, de compétences et d'outils. Sans oublier l'image et le sérieux de la Région qui était en jeu. » résume Fabrice Picardi.

Le sourcing est quand même bouclé en moins de 36 h. Le choix se porte sur un distributeur français reconnu dans l'import-export de matériel médical. « Notre contact était honnête, doué d'anticipation et d'un bon sens opérationnel. Cela dit, aussi vital soit-il, ce choix était assez subjectif car opéré très vite et sans moyens de vérification en amont de la décision. »

Quelques heures après la sélection de l'intermédiaire, l'acte d'engagement avec procédure de marché normal et le paiement étaient faits.

Parcours semés d'embuches

Dans une procédure d'achat à l’international et sur des produits techniques, il y a une phase d'audit, l'acheteur visite l'usine, fait valider le processus de production, homologue le produit, etc. En l'occurrence, rien de tout cela n'était possible.

Et tout au long du processus, la Région a dû surmonter quantité d'obstacles que Fabrice Picardi détaille dans un débit rapide : « Nous sommes dans un business qui repose sur une chaine en flux tendu mais où nous avions une absence totale de contrôle. Nous avons dû nous adapter très vite : quand normalement la Région paye après exécution de la prestation avec 30% maximum d'acompte, la Chine demande 100% du paiement. Nous avons obtenu 80% mais sans garantie de ne pas voir sa marchandise vendue à d’autres ! Les Chinois fonctionnent par opportunité, à l’instant, pour eux la vie est une bataille. »

Pour procéder au paiement du fournisseur, il a fallu bousculer les habitudes ; le payeur public, indépendant des collectivités, a dû s’adapter, avec un appui de sa hiérarchie et de la direction financière de la Région, pour accepter des modalités de paiement inédites et urgentes.

« C'est essentiel de respecter le droit et les règles mais certaines d’entre elles, appliquées à l’excès, peuvent faire perdre le sens de l’action. L'urgence et l'ampleur de la crise sanitaire exigeaient souplesse et agilité » commente Fabrice.

3 jours plus tard, le vendredi, la commande est livrée à l’aéroport de Shanghai, bien avant le terme annoncé ! Mais la bonne surprise ne va pas durer...

A Shanghai, les règles traditionnelles du fret international volent en éclats. Dorénavant les Etats (allemands, français, etc.) réquisitionnent les appareils complets pour assurer le pont Shanghai/Europe. A moins d'affréter un avion entier, impossible de transporter quoi que ce soit. C'est tout ou rien dorénavant. La Région affrète donc un avion complet.

Sauf que...la Russie décide le soir même de fermer son espace aérien, bouleversant tous les plans de vol en place.

« Nous avons donc fait décharger l'avion qui était prêt à partir en commençant par les 500.000 masques FFP1 qui étaient en premier. Et puis…nous avons passé le week-end à chercher une solution. La première : mettre la marchandise dans l'avion de l’Etat français : sans succès. A l'aéroport de Shanghai ce week-end là, ce n'était même plus le chaos mais quasiment un état de guerre, des pertes, des vols, de la surenchère… ! » constate Fabrice Picardi.

Activation du plan B

Il fallait donc rerouter la marchandise, mais où ?

« Dans l'ambiance assez anarchique qui régnait, nous ne voulions pas laisser trainer ces masques à l'aéroport. Nous avons cherché un autre aéroport de départ moins dangereux et avec un slot aérien possible pour le samedi suivant. Nous les avons donc mis dans un camion direction Zhengzhou, à 950 km au Nord ouest de Shanghai. Avec des grosses craintes forcément et une semaine de perdue. »

Mais le véhicule est finalement arrivé à bon port et a pu repartir. Vers Paris ? Non, vers Frankfort, seul créneau immédiat. Une étape restée sous silence tant la pression sur les masques explosait de toutes parts.

A l'aube du samedi 4 avril, 3 camions affrétés par la Région partent d'Allemagne pour rejoindre l'aéroport du nord parisien. La livraison est enfin proche...

Sauf que...à 800 mètres de l'arrivée, un camion tombe en panne ! Le problème est finalement solutionné et la marchandise restera un temps assez long en Douane. « Nous étions assez stressés et espérions que l'Etat ne récupèrerait pas la marchandise » raconte Fabrice. Le lundi soir, à 22H, nous apprenons que les contrôles en douanes sont plus longs que prévus. Nous craignons que la marchandise n’arrive pas jusqu’à nous. Le président de la Région lui-même obtient le numéro de téléphone de la Directrice générale des douanes, qui nous assure de son aide.

Le 8 avril, elle est enfin récupérée par les équipes de la Direction des moyens généraux soit 16 jours après la commande du Président. Les agents s'occuperont avec une remarquable réactivité, du reconditionnement et de l'information des destinataires venus chercher leurs marchandises dans la foulée. Durant ces 15 jours, les échanges de mails entre la direction générale des services et les directions générales de toutes les collectivités qui participent à cette commande groupée, se multiplient à un rythme effréné; il faut rassurer chacun sur les délais de livraison, obtenir de chaque collectivité un engagement écrit de payer la marchandise, signer des conventions, convertir des quantités de FFP2 en masques FFP1 puisque les FFP2 n’arriveront que dans quelques semaines. Et partager au mieux entre toutes les collectivités cette première livraison de 500 000 masques, en attendant les 1,2 millions de masques du reste de la commande, tout en rassurant le Préfet sur l’utilisation prévue de ces masques, destinés en priorité aux personnels médical et para médical.

Ressources dans la tempête

« J'ai déjà vécu des situations de crise, notamment après la grande tempête de 1999 quand des grues s'étaient effondrées sur un gigantesque chantier de construction immobilière à la Défense dont j'avais la charge. Mais ces jours ci, c'était très concentré en rebondissements, en enjeux humains et économiques et j'étais bombardé de questions de toutes parts. Seul dans les interfaces, j'ai pu m'appuyer sur un Président très impliqué, l'appui des finances, de la DMG, de mon DGD et une DGS ultra réactive à toute heure. Chef d'orchestre, elle donne le tempo et les ordres. J'ai aussi capitalisé sur mon expérience du privé, un background industriel et international utiles dans ce contexte ; et de bons réflexes sur les conditions de paiement, la chaine logistique, les procédures de dédouanement, les engagements financiers, les certifications, etc. »

Les efforts continuent et certains besoins ne sont pas encore satisfaits.
« Nous attendons durant la deuxième quinzaine d'avril le 2ème lot d'1,2 millions de masques. Tout en explorant les options pour fabriquer ce matériel à l'échelle régionale. De plus, nous sommes attachés à une communication claire mais prudente car il y a toujours un risque sur la fiabilité et la qualité finales. Je dois aussi veiller à ce qui, avant cette crise, était mes missions ! » Comment a-t-il fait pour surmonter ce stress continu ? « J'ai la chance d'avoir un bon socle personnel et de pratiquer le sport. Sinon j'aurais sans doute flanché, » conclut Fabrice Picardi.

1 Dans le domaine des achats désigne le fait de trouver des fournisseurs pour un besoin, dans les RH des candidats pour un poste.

Propos recueillis le : 7 avril 2020

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